چرا باید سربرگ تهیه کنیم؟

هدف اصلی ما از تهیه سربرگ، نظم بخشیدن به مکاتبات اداری است؛ این مکاتبات اداری می‌تواند بسیار متنوع و با موضوعات گوناگونی باشد؛ که هرکدام نیازمند طراحی سربرگ مربوط به خود میباشد. اما هدف از تهیه سربرگ به همینجا ختم نمیشود، و فراتر از نظم دادن به مکاتبات اداری، اهداف دیگری را نیز داراست. اهدافی از جمله، بهبود روابط درون سازمانی، کمک به برنامه بازاریابی و توسعه روابط عمومی. ما در این نوشته به بررسی هر کدام از این اهداف برای تهیه سربرگ اداری پرداخته ایم، و تاثیری که تهیه سربرگ روی آنها میگذارد را برای شما توضیح داده ایم؛

اهداف اصلی در تهیه سربرگ اداری

۱٫ نظم دادن به مکاتبات اداری

همان‌طور که گفتیم اولین هدف تهیه سربرگ نظم دادن به مکاتبات اداری است. کاملا منطقی به‌نظر می‌رسد که سازمان‌ها بخواهند کلیه مکاتبات اداری و حتی تخصصی آن‌ها، در یک برگه با چارچوب ثابت و طراحی یکسان شکل بگیرد. این کار می‌تواند مزایای بسیار زیادی برای سازمان ایجاد کند. در ساده‌ترین مثال با نگاه کردن به طراحی ظاهری سربرگ، اصالت نامه و مبدا تولید آن مشخص می‌شود.

همچنین سربرگ‌ها با توجه به اطلاعات درج شده می‌توانند آرشیوهای شرکت را منظم و جستجو در آن را ساده کنند. وجود اطلاعات ثابتی از جمله تاریخ، شماره ثبت، پیوست و … روی سربرگ، از جمله مواردی است که در انجام این کار موثر است.

۲٫ تهیه سربرگ با کاربردهای مختلف

گاهی یک سربرگ ثابت پاسخگوی همه نیازهای شرکت نیست. به عنوان مثال سربرگی که در آن یک نامه اداری درج می‌شود؛احتمالا نیازمند بخش پیوست و شماره ثبت است. در حالی که نوشتن یک پروپوزال در قالب سربرگ اداری، نیاز خاصی به این بخش‌ها ندارد.

همین موضوع موجب می‌شود که سازمان‌های حرفه‌ای به‌طور معمول سربرگ‌های متنوعی، با طراحی یکسان و کاربردهای گوناگون تولید کنند. از طرف دیگر از آنجایی که سربرگ‌ها در دو سایز A5، A4 به چاپ می‌رسند با توجه به میزان متن و مستنداتی که در آن‌ها درج می‌شود مورد استفاده قرار می‌گیرد.

۳٫ سربرگ ابزاری برای برنامه ریزی بازاریابی

یکی دیگر از اهداف تهیه سربرگ، کمک به برنامه بازاریابی است. البته معمولا سازمان‌ها به‌طور مستقیم و برای پوشش این هدف، اقدام به طراحی سربرگ نمی‌کنند.البته تجربه ثابت کرده است که طراحی زیبا و کاربردی سربرگ قادر است در ایجاد دیدگاه بهتر نزد مخاطبان موثر باشد. به عنوان مثال مطالعه یک طرح پیشنهادی یا گزارش کار، زمانی که در قالب سربرگ نوشته شده است؛ موجب اعتماد بیشتر مخاطب به موضوعات مطرح شده می‌شود.
همچنین هماهنگ بودن طراحی سربرگ با سایر اقلام چاپی و تبلیغاتی سازمان، موجب شکل گرفتن دیدگاهی مثبت در ناخودآگاه مخاطبان می‌گردد. در مثالی ساده هماهنگی میان رنگ سازمانی در اقلام چاپی، طراحی دکوراسیون داخلی سازمان، تبلیغات تلویزیونی و …، موجب می‌شود این حس بیش از همیشه در مخاطبان متبلور گردد.

 

در نهایت، سربرگ می‌تواند به عنوان یک ابزار روابط عمومی نیز عمل کند. در واقع اطلاعات تماس موجود در بخش پایینی سربرگ، به نوعی سازمان‌ها را مطمئن می‌کند تا اطلاعات دسترسی به آن‌ها در هر مکاتبه‌ای که در سربرگ درج شده وجود دارد.

متاسفانه سربرگ‌ها از جمله اقلام چاپی هستند که با وجود اثرگذاری بالا، توجه کمی به آن‌ها می‌شود. در بسیاری از سازمان‌ها طراحی سربرگ اختصاصی به‌طور کلی مورد توجه نیست؛ و در برخی دیگر، سازمان‌ها به اصلاح و استفاده از یک سربرگ آماده اکتفا می‌کنند.

 

 

 

[تعداد: 0   میانگین: 0/5]
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *